KI-Automatisierung für Prozesse, die heute Handarbeit sind.
Chatbots, Dokumentenverarbeitung und Workflows aus Deutschland, erst ein Proof of Concept mit Ihren echten Daten, dann die Umsetzung. Sie sehen Ergebnisse, bevor Sie groß investieren.
Lieber direkt sprechen? +49 156 79297000 WhatsApp
- 4,6 h
- weniger Handarbeit pro WocheBeispiel: 40 Eingangsrechnungen pro Woche, unten mit Ihrer Zahl
- 2–3
- Wochen bis zum Proof of ConceptMit Ihren echten Dokumenten, E-Mails oder Anfragen
- 24/7
- arbeitet Ihr KI-AssistentNachts, am Wochenende, an Feiertagen, ohne Wartezeit
- 100 %
- DSGVO-konformEU-Hosting, AVV und auf Wunsch On-Premise bei Ihnen
Was KI-Automatisierung konkret bedeutet.
KI-Automatisierung heißt, dass wiederkehrende Arbeit von Software übernommen wird, die aus Ihren eigenen Daten gelernt hat — Angebote schreiben, Rechnungen zuordnen, Anfragen beantworten, Dokumente auslesen. Der Unterschied zu klassischer Automatisierung: Es braucht keine Regel für jeden Sonderfall.
- Automatisierung mit festen Regeln
- Ein Ablauf, den jemand einmal vollständig beschrieben hat: Wenn Rechnung eingeht, dann in Ordner X ablegen. Zuverlässig, solange die Wirklichkeit sich an die Regel hält.
- KI-Automatisierung
- Der Ablauf kommt auch mit Fällen zurecht, die niemand vorher aufgeschrieben hat: eine Rechnung in ungewohntem Layout, eine Anfrage in freier Sprache. Das System schließt aus Beispielen, statt Regeln abzuarbeiten.
- Wann sich das lohnt
- Wenn eine Aufgabe oft genug vorkommt, dass sie Zeit frisst, aber zu unterschiedlich ist, um sie in Regeln zu fassen. Kommt sie selten vor oder ist sie immer gleich, ist eine Automatisierung ohne KI die günstigere Antwort.
In der Praxis fängt das selten mit einer großen Plattform an, sondern mit einem Vorgang, der heute Handarbeit ist. Wie wir das aufsetzen, steht weiter unten unter Ablauf.
Sie müssen sich nicht durch die ganze Seite lesen: Ein Absatz zu dem Ablauf, der bei Ihnen Zeit frisst, genügt für eine erste Einschätzung.
- Antwort meist innerhalb von 24 Stunden
- Auch „wir wissen nicht, wo anfangen“ ist ein guter Anfang
- Unverbindlich und kostenfrei
Aaron & Philipp lesen jede Anfrage persönlich.
Welcher Prozess frisst bei Ihnen Zeit?
Kurz beschreiben. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich Automatisierung dafür lohnt, was sie kostet und wie lange sie dauert.
Wo KI in Ihrem Unternehmen sofort Wirkung zeigt.
Sechs Einsatzbereiche, die wir immer wieder umsetzen, vom Kundenservice-Assistenten bis zum individuellen KI-Agenten. Wir starten dort, wo das Kosten-Nutzen-Verhältnis am besten ist. Für Details eine Karte anklicken.
KI-Chatbots & Assistenten
Eigene Wissensbasis · Website & WhatsApp · Mensch-Übergabe
Dokumentenverarbeitung
Rechnungen & Belege · OCR + LLM · ERP-/DATEV-Export
E-Mail-Automatisierung
Triage & Routing · Antwortentwürfe · Postfach-Anbindung
Interne KI-Suche & Wissens-Assistent
RAG auf Ihren Daten · Quellenangaben · Rechte & Rollen
Workflow-Automatisierung
n8n & Make · Fehler-Handling · Audit-Log
Individuelle KI-Agenten
Maßgeschneidert · PoC in 2–3 Wochen · Eigene Infrastruktur
- Auslöser
- Kontext
- Entscheidung
- Prüfung
- Aktion
Ebenfalls im Einsatz
- Angebots- & Berichtserstellung
- Angebote und wiederkehrende Reports entstehen aus Ihren Daten und Vorlagen. Sie prüfen und geben frei, statt zu formatieren.
- Lead-Qualifizierung & Vertrieb
- Anfragen werden angereichert, bewertet und ins CRM übertragen. Ihr Vertrieb spricht zuerst mit den aussichtsreichsten Leads.
- Datenanalyse & Reporting
- Kennzahlen aus verstreuten Quellen werden zusammengeführt und aufbereitet, als Dashboard oder wöchentlicher Report im Postfach.
Sie wissen noch nicht, was sich bei Ihnen lohnt? Genau dafür ist das Erstgespräch da, kostenfrei und ohne Verkaufsdruck.
Ein Vorgang. Zwei Wege.
Dieselbe Eingangsrechnung, einmal von Hand durch fünf Stationen, einmal automatisiert. Drücken Sie Start und sehen Sie zu.
Wie viele Vorgänge haben Sie pro Woche?
4,6 Stunden
weniger Handarbeit pro Woche, 4,9 Stunden werden zu 15 Minuten.
- Posteingang
- Prüfen
- Erfassen
- Freigabe
- Buchen
Wartet auf Start
- Posteingang
- Prüfen
- Erfassen
- Freigabe
- Buchen
Wartet auf Start
Beispielwerte aus einem Rechnungseingangs-Prozess: 7:20 Minuten Handarbeit gegen 23 Sekunden Durchlauf. Ihre echten Zahlen erfassen wir im kostenfreien Erstgespräch.
Und was passiert, wenn die KI sich irrt?
Sie irrt sich. Jedes Modell tut das. Der Unterschied liegt nicht darin, ob ein Fehler passiert, sondern darin, was danach kommt. Diese sechs Leitplanken bauen wir in jede Automatisierung ein, ohne Aufpreis.
- Konfidenzschwelle
- Jede Entscheidung bekommt einen Sicherheitswert. Liegt er unter der vereinbarten Schwelle, verarbeitet die KI den Fall nicht, sondern legt ihn einem Menschen vor.
- Validierungsregeln
- Ergebnisse werden gegen Stammdaten, Bestellungen und Ihre eigenen Regeln geprüft, bevor etwas gebucht oder verschickt wird. Was nicht zusammenpasst, geht nicht durch.
- Freigabe durch Menschen
- Zahlungen, Vertragsdokumente und Kundenkommunikation mit Gewicht laufen über eine Freigabe. Sie legen fest, welche Schritte das sind, nicht wir und erst recht nicht das Modell.
- Audit-Log
- Für jeden Vorgang ist protokolliert, welche Daten hereinkamen, wie entschieden wurde und wer freigegeben hat. Nachträglich prüfbar, auch Monate später.
- Monitoring der Qualität
- Wir messen laufend, wie oft die KI richtig liegt und wie oft übergeben wird. Sinkt die Qualität, justieren wir nach, bevor es jemandem im Tagesgeschäft auffällt.
- DSGVO & Hosting
- Hosting in Deutschland oder der EU, Auftragsverarbeitung, Rechte- und Rollenkonzept, Löschregeln. Auf Wunsch mit selbst gehosteten Modellen. Dann verlassen Ihre Daten das Haus nicht.
Regel vor Modell
Prüfung gegen Ihre Daten
Kritische Schritte
Jeder Lauf nachvollziehbar
Nach dem Go-Live
EU oder On-Premise
Was wir nicht tun: einen Prozess automatisieren, weil er sich gut automatisieren lässt. Wenn ein Ablauf zu selten vorkommt, zu viele Ausnahmen hat oder schlicht zu wenig Zeit kostet, sagen wir das im Erstgespräch, auch wenn dann kein Projekt daraus wird.
Rechtsgrundlagen zum Nachlesen: BDSG, DSGVO Art. 28 (Auftragsverarbeitung) und die KI-Verordnung der EU.
Erst beweisen, dann skalieren.
Kein monatelanges KI-Projekt ins Blaue: Der Ablauf ist darauf ausgelegt, dass Sie so früh wie möglich echte Ergebnisse mit Ihren eigenen Daten sehen.
- 01
Erstgespräch & Use-Case-Check
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Abläufe und suchen die Automatisierung mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis. Sie gehen mit einer klaren Einschätzung heraus, auch wenn wir nie zusammenarbeiten.
30 Min.
- 02
Proof of Concept
Bevor Sie groß investieren, bauen wir einen schlanken PoC mit Ihren realen Dokumenten, E-Mails oder Anfragen. Sie sehen schwarz auf weiß, wie gut die KI in Ihrem Fall funktioniert.
2–3 Wochen
- 03
Entwicklung & Integration
Wir entwickeln die Lösung produktionsreif und binden sie an Ihre bestehenden Systeme an: ERP, CRM, Postfach oder Website. Ihr Team wechselt dafür kein Werkzeug.
4–8 Wochen
- 04
Testing & Feintuning
Tests mit echten Fällen und Ausnahmen. Hier werden die Qualitätsschwellen festgelegt: Was die KI nicht sicher entscheiden kann, geht automatisch an einen Menschen.
je Sprint
- 05
Rollout, Schulung & Monitoring
Ihr Team wird geschult, die Ergebnisqualität laufend überwacht und die Lösung weiter verbessert, mit nachvollziehbarem Audit-Log über jeden Lauf.
Go-Live +
KI, die sich in Ihre Systeme fügt.
Keine Insellösung, kein weiteres Werkzeug, das niemand öffnet. Wir bauen Automatisierung dort ein, wo Ihre Arbeit heute schon stattfindet.
KI-Modelle
Modell-agnostisch. Wir wählen, was zu Aufgabe, Budget und Datenschutz passt
- Anthropic Claude
- OpenAI GPT
- Mistral
- Open-Source-Modelle, selbst gehostet
Automatisierung
Robuste Workflows mit Fehler-Handling und nachvollziehbarem Protokoll
- n8n
- Make
- Individuelle KI-Agenten
- Eigene APIs & Webhooks
Ihre Systeme
KI dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet, kein neues Werkzeug nötig
- Microsoft 365 & Outlook
- ERP & Warenwirtschaft
- CRM: HubSpot, Salesforce
- DATEV, Slack, Shopify
Datenschutz & Betrieb
DSGVO von Anfang an mitgedacht, nicht nachträglich angeflanscht
- EU-Hosting oder On-Premise
- Auftragsverarbeitung (AVV)
- Rechte- & Rollenkonzept
- Monitoring & Logging
Ihr System steht nicht dabei? Wenn es eine Schnittstelle hat, binden wir es an, und wenn nicht, konzipieren wir sie gemeinsam mit Ihnen.
KI-Projekte entstehen im Dialog.
Bevor eine Zeile Code entsteht, verstehen wir Ihre Prozesse: In Workshops am Whiteboard finden wir gemeinsam heraus, wo Automatisierung wirklich Zeit und Geld spart, und wo nicht.
Prozess-Workshop · Büro Heilbronn
Welcher Prozess frisst Ihre Zeit?
Ein paar Zeilen genügen. Sie brauchen kein fertiges Konzept. Wir melden uns mit einer ehrlichen Einschätzung zurück: was sich bei Ihnen automatisieren lässt, was es kostet, und was sich (noch) nicht lohnt.
- Antwort meist innerhalb von 24 Stunden
- Unverbindlich und garantiert ohne Verkaufsdruck
- Wir sagen auch, wenn sich eine Automatisierung nicht lohnt
Aaron & Philipp lesen jede Anfrage persönlich.
Lieber direkt sprechen? +49 156 79297000
Projekte, die wir umgesetzt haben.
Drei Projekte, in denen wiederkehrende Arbeit an Software übergegangen ist — messbar in eingesparter Zeit statt in Folien.
Software
Systemair - Automatisierung
KI-gestützte Duplikatserkennung in Datenbanken
Python · OpenAI API · PostgreSQL
Webseite
ViperVision
AI Solutions Platform
Webflow · Webflow CMS · Custom Animations
Webseite · App · Software
BAWADU Protect
Website mit Abo-Modell und begleitende App zur Schadensdokumentation für Handwerker
Next.js · React Native (Expo) · SupaBase
Unternehmen, die mit uns digitalisiert haben.
Ausschnitte aus Bewertungen, die uns Kundinnen und Kunden nach Projektabschluss hinterlassen haben, 5,0 von 5 bei über 40 Bewertungen.
„Wir haben mit Aaron Hermann und Phillip Stapf zwei sehr kreative Köpfe gefunden die unsere komplexen Anwendungen nach kurzer Zeit zu unserer vollsten Zufriedenheit umgesetzt haben.“
„Super Leistung, meine Wünsche wurden alle sehr kreativ und professionell umgesetzt. Preis und Leistung unschlagbar.“
„Tolles Team, exzellente Ergebnisse! Die Website wurde genau nach meinen Wünschen entwickelt.“
„Ich habe meine Website bei den Jungs machen lassen und bin mehr als zufrieden.“
Häufige Fragen.
Was Unternehmen vor einem KI-Projekt am häufigsten wissen wollen, inklusive Kosten, Datenschutz und dem, was passiert, wenn die KI danebenliegt.
Welcher Prozess kostet Sie am meisten Zeit?
30 Minuten, ein klares Bild: Sie gehen mit einer ehrlichen Einschätzung aus dem Gespräch, was sich bei Ihnen automatisieren lässt, was es kostet und was sich (noch) nicht lohnt.
- Erstgespräch kostenfrei
- PoC vor Vollausbau
- DSGVO-konform, EU-Hosting
- Kein Hard-Selling